要約と文章とマネジメントと

　こんにちは。伊藤です。

　今日は世間的には祝日でお休みですね。今日から多少涼しいそうです。

　今朝、久々にこのブログの検索キーワードを見たら、要約とか、そういう言葉がけっこうあったので、今日は要約とかそういうことに関して書いてみます。

　それでね、要約というと、文章を見て、言葉を短く言い換えればいいんだ！というアプローチの人がたくさんいます。確かに、頭を使わないでやるならそういうやり方もあるかもしれません。

　でもね、それだとあんまりちゃんとした要約はできないと思います。

　結局ね、文章は指し示している具体的な状況があることがほとんどです。

　そうするとね、その状況がちゃんと、非言語的にわかっていないと、それを言語に落とせませんよね。

　例えばね、サッカーの試合があったとして、スポーツ紙がそれをまとめていたとします。そのまとめた文章を更に短くまとめたりして、要約することもできるでしょう。

　それで１０００字の文章になっていたとします。

　その１０００字を見て、５００字に要約してみて、２００字に要約してみて、１００字に要約してみて、とやる訓練もあるかもしれません。

　でもね、サッカーの試合をちゃんと最後まで見て、１０００字、５００字、２００字、１００字でまとめると、だいぶ違うと思いませんか？

　伝わります？

　あとね、要約する時には、要約の目的があります。○○さんが楽しむために要約するとか、そういう目的で要約したり。

　市場の動向を、マーケティングの部長向けに要約するなら、ちゃんと、部長が考えている今後の方向性を踏まえた要約をしないといけないですよね。

　文章が示している具体的な状況、言語ではない具体的な状況をイメージして、目的に沿って書く。

　この感覚が腑に落ちていれば、別に要約なんて難しくないでしょう、と思ったりします。

　もう少し考えてみましょう。マネジメント寄りの話に向かって掘って行きます。

　ただね、こういうことがちゃんとわかって、実行できる人は、２割いればいいほうです。

　たいていの人は、具体的状況をイメージできないか、イメージできるにしても、その情報量は小さいですね。

　そうするとね、全員がわかるために、言葉が指し示す情報量を極限まで小さくして、コインの裏返し的に分かった感を持てるように指示をすると言うやり方が１つあります。

　例えばね、飲食店で、お客さんにお茶を注ぐタイミングは、飲んでいる湯呑の角度が深くなった時だとマニュアルに書くのは、こういう言葉が指し示す情報量を極限まで小さくするアプローチです。

　マシーンのように、湯呑の角度だけを見て、お茶を注ぐ。

　そういった小さい指示を積み上げて、全体を成立させるアプローチが１つの極にあります。

　もう１つの極では、大きな目的と、いくつかの原理原則だけを伝えて、行動は自由に考えさせるというアプローチがあります。

　前者はどんな従業員が来ても、決め事を守らせればいいので、従業員の能力を全く信用しないアプローチです。どちらかというと時代はこっちのほうに来ているように思います。近年のビジネス書のコインの裏返し的な、薄っぺらいビジネス書が売れる的な様相を見ても、そういう感じでしょう。

　でもね、企画とか、そういうことが大事なのであれば、考える作業をやることは必須なので、後者のアプローチを取らないと、会社の考える能力が下がって行きますね・・・。

　教育は間違いなく後者を目指すべきですが、ビジネスシステムを組む際には、現在の従業員の能力をベースに組まざるを得ないので、前者の要素もしっかり考えていくべきですね。

　で、前半で要約の話、後半でマネジメントの話をしていますが、この２つはとても似ていると思います。伝わりますか？伝わらないでしょうか？

　長くなってきたので今日はこのあたりで。

　次回をお楽しみに。